Skriftlig spørsmål fra Kjersti Toppe (Sp) til kultur- og likestillingsministeren

Dokument nr. 15:1714 (2018-2019)
Innlevert: 24.05.2019
Sendt: 27.05.2019
Besvart: 04.06.2019 av kultur- og likestillingsminister Trine Skei Grande

Kjersti Toppe (Sp)

Spørsmål

Kjersti Toppe (Sp): Vil statsråden følge opp tidligere lovnader overfor stortinget om å styrke de regionale statsarkivenes rolle ved å i det minste ta nødvendige grep slik at det igjen blir mulig for brukere av de regionale statsarkivene sine tjenester å få direkte kontakt med hvert av statsarkivene via telefon, brev eller mail?

Begrunnelse

Undertegnede er blitt kontaktet av flere fortvilte brukere av statsarkivets tjenester, som melder om at det ikke lenger er mulig å få direkte kontakt med de regionale statsarkivene på telefon, brev eller mail. Telefonnummeret som oppgis til de regionale statsarkivene, er et sentralt nummer. Den som tar telefonen har ikke anledning til å sette over til de regionale statsarkivene som brukeren ønsker kontakt med. Det er etter det undertegnede er blitt gjort kjent med, heller ikke anledning å på mail eller i brevs form henvende seg direkte til de regionale statsarkivene. Alt skal gå inn til en sentral enhet. Om brukeren vet navnet på en konkret ansatt, kan det hende at man kan bli oppringt, men det er usikkert om man i hele tatt får lov å snakke med noen som har arbeidsplassen sin på statsarkivet.
Undertegnede ser at denne nye organiseringen er svært publikumsfiendtlig og stikk i strid med tidligere lovnader fra regjeringen om at ny organisering av statsarkivet, som Senterpartiet har vært motstander av, skulle styrke statsarkivene. At publikum er avskåret fra muligheten for å ta kontakt med sitt regionale statsarkiv uten å møte opp fysisk, er uholdbart.
Omorganiseringen i statsarkivet ble gjort for å sørge for mer "robuste miljøer". Det er underlig om mer robuste miljøer skulle tilsi at det ikke lenger skulle kunne ta imot telefon eller ha vanlig publikumsservice.
Regjeringen og sittende statsråd har ved flere anledninger forsikret stortinget om at riksarkivets omstilling ikke ville bety en svekkelse av statsarkivene. At slike bekymringer kom opp, skyldtes ifølge Riksarkivaren misforståelser og dårlig informasjon rundt omstillingen. Men når det faktisk oppleves som en svekkelse av brukerne av statsarkivet, og det faktisk ikke lenger er mulig å ta kontakt med statsarkivene, skyldes ikke det misforståelser eller dårlig informasjon. Flere fagmiljø ropte varsku om omorganiseringen av Arkivverket, om at det ville innebære en bevisst nedprioritering av den historiske og arkivfaglige kompetansen i statsarkivene. Vi ser nå at bekymringen var reell det er blitt dårligere vilkår og tilgang for publikum, både for vanlige brukere og for dem som driver med profesjonell historieskrivning, som studenter og faghistorikere.
Det at det bare er noen tjenestesteder i Arkivverket som skal motta post/telefon/mail til statsarkiv fra hele landet fører til at publikum må gjennom flere ledd for å komme til riktig fagperson. Om man i hele tatt får hjelp. Det fører også til mer byråkrati og ineffektivitet. I følge statsrådens brev til Stortinget datert 29.februar 2016, skulle omorganiseringen av Statsarkivet ivareta lokal kunnskap og det lokale tjenestetilbudet skulle ikke forringes. Med ny organisering skulle arbeidet regionen styrkes.
Det er undertegnedes mening at det motsatte ser ut til å skje, og at det er helt nødvendig å få gjøre statsarkivene mer publikumsvennlige ved at det igjen må være mulig for publikum å ta direkte kontakt med hvert eneste av de regionale statsarkivene.

Trine Skei Grande (V)

Svar

Trine Skei Grande: Arkivverket har en ambisjon om å legge til rette for lik tjenesteyting og service i hele landet. Dette mener jeg er en god ambisjon. Innbyggerne skal ikke behøve å ha forhåndskunnskap om hvilke av tjenestestedene som har relevant informasjon.



Jeg praktiserer tillitsbasert styring av etatene. Dette innebærer at Arkivverket har vide fullmakter til intern organisering og prioritering av tildelte ressurser innenfor de rammene som departementet setter og det regelverket, og de retningslinjene etatene er pålagt å følge. Dette omfatter også valg av kontaktmåter for brukerne. Jeg ønsker ikke å overprøve praktiseringen av disse fullmaktene ved å be Arkivverket etablere e-postadresser, telefonnumre og postadresser for hvert enkelt statsarkiv.



Statsarkivene er arbeidssteder og depoter i Arkivverket. Ansatte med arbeidssted ved statsarkiver ivaretar både stedsavhengige depotfunksjoner og brukertjenester og stedsuavhengige funksjoner. Statsarkivene er styrket ved at ansatte har fått ansvar for stedsuavhengige funksjoner og spesialiserte oppgaver for hele Arkivverket.



Arkivverket opplyser at brukerne av deres tjenester kan ta kontakt enten ved nettbasert kontaktskjema, e-post, telefon og brev. De er opptatt av å ivareta behovet til alle brukergruppene på en god måte. Hvis det er nødvendig å koble på spesifikk fag- eller lokalkunnskap til en henvendelse, vil det bli gjort. Kravet om likebehandling er et viktig aspekt i dette – enkeltbrukere gis ikke direkte eller prioritert tilgang til Arkivverkets fagressurser hvis det ikke anses som absolutt nødvendig. Dette er en tjenestepolicy som Arkivverket deler med mange andre offentlige etater.



Omorganiseringen av Arkivverket har gjort det mulig å utforme brukertjenestene på en annen måte enn tidligere. Det kan i stor grad gis lik veiledning og betjening av arkivmaterialet fra den regionale- og lokale statsforvaltningen fordi arkivene er bygd opp over samme lest og er relativt like i innhold. Etaten har derfor én felles postadresse, ett epostmottak og ett telefonnummer, ikke ulikt andre offentlige etater som Skatteetaten, NAV og flercampushøgskoler.



Ifølge Arkivverket fordeles alle henvendelser til medarbeidere ved et statsarkiv eller Riksarkivet. Hvis informasjon må innhentes fra arkiver ved flere tjenestesteder, er det nå mulig å koordinere bidrag til samme henvendelse før et samlet svar går ut til brukeren. Før omorganiseringen måtte brukeren selv ta kontakt med hvert enkelt tjenestested. Dette opplevde mange som krevende.

I dag foregår det meste av dialogen mellom Arkivverket og brukerne via etatens nettsider. Der gis det veiledning, og brukeren tilbys tilrettelagte digitale tjenester og digital tilgang til arkivene gjennom Digitalarkivet. Stadig flere brukere blir selvhjulpne til å finne aktuell informasjon, snarere enn å måtte henvende seg til Arkivverket.

Det er min oppfatning av de stedlige tjenestene, i samspill med de digitale tjenestene, gir brukerne et fullverdig tjenestetilbud til de arkivene Arkivverket tar vare på for samfunnet.