Familie- og kulturkomiteen ber i brev fra 3. oktober i år om Kulturdepartementets vurdering av Dokument 8:248 S (2017-2018) Representantforslag fra stortingsrepresentantene Åslaug Sem-Jacobsen, Per Olaf Lundteigen og Kjersti Toppe om å evaluere omorganiseringen av Arkivverket og sikre regionale arkivtjenester. Representantforslaget omfatter en beskrivelse av bakgrunnen for forslagene og følgende forslag:

• 1. Stortinget ber regjeringen gjennomføre en evaluering av omorganiseringen av Arkivverket innen 1. januar 2019.

• 2. Stortinget ber regjeringen sikre statsarkivarenes rolle og funksjon som ledere av statsarkivene med ansvar for budsjett, personell og faglig kvalitet.

• 3. Stortinget ber regjeringen sikre det statlige ansvaret for arkivfeltet med statsarkivene som viktigste regionale aktører i samarbeid med andre offentlige og private arkiv.

Vurdering av bakgrunnen for forslagene

Representantene Åslaug Sem-Jacobsen, Per Olaf Lundteigen og Kjersti Toppe viser til at Regjeringen Stoltenberg II i Meld. St. 7 (2012-2013) Arkiv så det som et viktig mål for en nasjonal arkivpolitikk å etablere gode og tjenlige formidlings- og brukertjenester, slik at samfunnet får informasjon om og tilgang til et bredt spektrum av arkivmateriale uavhengig av hvor det er skapt. I samme melding slås det fast at brukertjenestene skal utføres rasjonelt og justeres i tråd med den teknologiske utviklingen. Det er i meldingen konkludert at nettbaserte tjenester skal være hovedkanalen mellom arkivene og brukerne. Dette er jeg helt enig i. Digitaliseringen i arkivsektoren var også en viktig bakgrunn for omstillingen i Arkivverket.

Arkivverket iverksatte fra 1. november 2016 en ny organisering i tre fagenheter, to staber og en enhet for indre tjenester, mens Norsk helsearkiv og Samisk arkiv fortsatt som egne enheter. Min vurdering tar utgangspunkt i organiseringen som ble fastsatt i 2016.

Representantene Åslaug Sem-Jacobsen, Per Olaf Lundteigen og Kjersti Toppe viser til en artikkel i Forskerforum 18. januar 2018, som hevder at det i protokollen datert 1. juli 2016 mellom riksarkivaren og tjenestemannsorganisasjonene var et punkt om at det skulle skje en evaluering av tilstanden i statsarkivene etter et halvt år, og at hele omstillingen skulle bli vurdert etter ett år. Dette er ikke riktig. Det framgår ikke av protokollen at tilstanden i statsarkivene skulle evalueres etter et år. Følgende framgår av protokollen: "Det gjennomføres en vurdering av organisasjonsstrukturen og forbedringspunkter ett år etter iverksettelse." Arkivverket har opplyst at dette ble fulgt opp i utvidet samarbeidsmøte mellom toppledergruppen og de tillitsvalgte i Arkivverket 14. februar i år. I ordinært samarbeidsmøte mellom partene 20. mars i år ble partene orientert om toppledergruppens videre diskusjon og konklusjon. Toppledergruppen konkluderte at det ikke ville være behov for større organisasjonsendringer i 2018, men at noen områder utpekte seg for videre vurdering og forbedring. Ingen av organisasjonene hadde merknader til behandlingen av saken.

Representantene Åslaug Sem-Jacobsen, Per Olaf Lundteigen og Kjersti Toppe kan ikke se at omtalen av statsarkivarenes funksjon og ansvar i protokollen av 1. juli 2016 er fulgt opp. Arkivverket har imidlertid opplyst at punktene i denne protokollen er oppfylt.

Representantene Åslaug Sem-Jacobsen, Per Olaf Lundteigen og Kjersti Toppe viser til at Stortinget har bedt regjeringen om å iverksette en bred utredning av samfunnets arkivfunksjoner, med særlig vekt på regionale arkivtjenester, nasjonalt samspill og digitale utfordringer, jf. Innst. 484 S (2016-2017). I Prp. 1 S (2017-2018), sidene 147-148 orienterte Kulturdepartementet om oppfølgingen av dette anmodningsvedtaket. Departementet opplyste at anmodningsvedtaket blir fulgt opp gjennom mandatet til Arkivlovutvalget, som skal avgi sin utredning innen 1. mars 2019.

Vurdering av forslagene

Forslag 1: Stortinget ber regjeringen gjennomføre en evaluering av omorganiseringen av Arkivverket innen 1. januar 2019.

Evalueringer er viktige for å vurdere om virkemidler har hatt den ønskede effekten. Statlige virksomheter skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater innenfor hele eller deler av virksomhetenes ansvarsområde og aktiviteter. Frekvens og omfang av evalueringene skal bestemmes ut fra virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet. Dette er fastsatt i Reglement for økonomistyring i staten, som departementet følger i styringsdialogen med Arkivverket.

Omorganiseringen er en del av omstillingen i Arkivverket. Omstillingen gjennomføres i perioden fra 2015 til 2020. Det vil derfor være for tidlig med en evaluering av omstillingen innen 1. januar 2019. Forslaget om å be regjeringen om å gjennomføre en evaluering av omorganiseringen av Arkivverket innen 1. januar 2019 bør derfor ikke vedtas. Når omstillingen er ferdigstilt og virket en tid, bør en evaluering gjennomføres. Jeg tar sikte på å be Arkivverket om å gjennomføre en evaluering av omstillingen i perioden 2021-2022.

Forslag 2:

Stortinget ber regjeringen sikre statsarkivarenes rolle og funksjon som ledere av statsarkivene med ansvar for budsjett, personell og faglig kvalitet.

Omstillingen i Arkivverket gjennomføres i samsvar med bestemmelser i Hovedavtalen i staten. Representantene Åslaug Sem-Jacobsen, Per Olaf Lundteigen og Kjersti Toppe viser til protokoll datert 1. juli 2016 fra forhandlinger mellom riksarkivaren og tjenestemannsorganisasjonene. I denne protokollen er det fastsatt at Arkivverket inndeles i følgende organisatoriske enheter med fordeling av hovedfunksjoner og styringslinjer: tre fagavdelinger, to staber og en avdeling for interne tjenester. Norsk helsearkiv skal være en egen enhet. Det ble senere avklart med Sametinget at Samisk arkiv også skal være en egen organisatorisk enhet. Statsarkivene er ikke lenger organisatoriske enheter i Arkivverket, men arbeidssteder for stedsavhengige funksjoner. Riksarkivaren og tjenestemannsorganisasjonene avtalte at statsarkivaren skal ha en formell funksjon som stedsansvarlig ved sitt statsarkiv. Dette innebærer en endring i den tidligere geografiske organisasjonsstrukturen med statsarkivarene som ledere for hvert sitt statsarkiv.

Stortingsrepresentant Kjersti Toppe spurte i skriftlig spørsmål nr. 747 fra 19. januar i år både om jeg vil evaluere omorganiseringen i Arkivverket og om jeg vil sikre at statsarkivarene blir reelle ledere for statsarkivene. I mitt svar fra 26. januar i år opplyste jeg at jeg praktiserer tillitsbasert styring av etatene. Dette gjelder også for Arkivverket. Arkivverkets rammer og fullmakter fastsettes i departementets instruks om økonomi- og virksomhetsstyring til Arkivverket og i de årlige tildelingsbrev fra departementet til Arkivverket. I instruksen blir Arkivverkets leder, riksarkivaren, pålagt ansvar og gitt fullmakter. Riksarkivaren har budsjettdisponeringsmyndighet, og kan delegere denne helt eller delvis. Arkivverkets samfunnsoppdrag er å bidra til effektiv dokumentasjonsforvaltning og sikre, bevare og tilgjengeliggjøre et bredt og allsidig utvalg av samfunnets arkiver. Innenfor samfunnsoppdraget og målene for virksomheten blir de årlige bevilgningene tildelt til Arkivverket. Sammen med tildelingen får Arkivverket fullmakter til disponering av statlige budsjettmidler og fullmakter til å opprette, omgjøre og inndra stillinger.

Kulturdepartementets vurdering er at Arkivverket ivaretar fullmaktene innenfor de rammer som er fastsatt i departementets instruks og årlige tildelingsbrev. Forslaget om å be regjeringen sikre statsarkivarenes rolle og funksjon som ledere av statsarkivene med ansvar for budsjett, personell og faglig kvalitet innebærer en overprøving av riksarkivarens praktisering av fullmaktene. Jeg har derimot tillit til riksarkivarens praktisering av fullmaktene. Det gjelder også spørsmål om roller, funksjoner og budsjettansvar for mellomledere i etaten. En overprøving av praktiseringen av disse fullmaktene ville innebære å samle mer makt i departementet. Jeg vil i stedet spre makt på kulturområdet.

Departementet anbefaler derfor at Stortinget ikke vedtar forslaget om å be regjeringen om å sikre statsarkivarenes rolle og funksjon som ledere av statsarkivene med ansvar for budsjett, personell og faglig kvalitet.

Forslag 3: Stortinget ber regjeringen sikre det statlige ansvaret for arkivfeltet med statsarkivene som viktigste regionale aktører i samarbeid med andre offentlige og private arkiv.

Det statlige ansvaret for arkivfeltet omfatter bl.a. å fastsette lover, forskrifter og regler; å veilede og føre tilsyn med offentlig arkivarbeid; og å bevare, gjøre tilgjengelig og formidle arkiver fra statlige virksomheter og private personer, organisasjoner og virksomheter. Den enkelte statlige virksomhet har ansvar for arkivene som virksomheten har skapt før arkivene blir avlevert til Arkivverket. I tillegg har staten ved Arkivverket en rekke andre oppgaver – som å utarbeide årlig arkivstatistikk, forvalte prosjekt- og utviklingstilskudd og initiere og delta i samarbeidsprosjekter. Jeg har ingen merknader til at Stortinget ber regjeringen sikre det statlige ansvaret på arkivfeltet. Kulturdepartementet følger opp dette ansvaret bl.a. med forslag til årlige bevilgninger til Arkivverket og i styringsdialogen med Arkivverket.

Jeg har heller ikke merknader til at Stortinget ber regjeringen om å sikre at Arkivverket samarbeider med andre offentlige og private arkivinstitusjoner. Arkivverket samarbeider i dag med andre arkivinstitusjoner på flere felt. I arbeidet med privatarkiver har etaten i samarbeid med fylkeskommuner etablert et landsdekkende nettverk av institusjoner som koordinerer arbeidet med privatarkiver regionalt.

Forslaget over inneholder imidlertid en forutsetning om at statsarkivene skal være de viktigste regionale aktørene. Statsarkivene utgjør en geografisk desentralisering av Arkivverkets ensartede og landsdekkende oppgaver. I tillegg er det etablert regionale arkivaktører som fylkesarkiv og interkommunale arkivinstitusjonene. Fylkesarkivene i Hordaland og Sogn og Fjordane har til sammen dobbel så mange ansatte som Statsarkivet i Bergen. Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS (IKA Kongsberg) har 44 eiere, 42 kommuner og 2 fylkeskommuner. Både i Trondheim, Stavanger, Kristiansand og Kongsberg er de interkommunale arkivinstitusjonene samlokalisert med statsarkivene.

Regjeringen har i mandatet til Arkivlovutvalget vist til teknologiske og organisatoriske endringer etter at arkivloven ble vedtatt i 1999. I mandatet er det stilt spørsmål om arkivvirksomhetene som helhet har en hensiktsmessig organisering og ansvarsdeling for å håndtere dagens og morgendagens behov for å bevare og tilgjengeliggjøre digitale offentlige og private arkiver. Arkivlovutvalget skal som grunnlag for lovarbeidet, beskrive de viktigste utfordringer og utviklingstrekk i for arkivene. Utvalget skal gjennomgå oppgave- og ansvarsfordelingen mellom Arkivverket, øvrig statlig forvaltning, kommunesektoren og kulturinstitusjoner i arbeidet med å sikre samfunnets arkiver. Arkivlovutvalgets utredning vil bli et viktig utgangspunkt når det framtidige arkivansvaret for statlige og regionale aktører skal vurderes. Kulturdepartementet anbefaler derfor at Stortinget avventer Arkivlovutvalgets utredning, og ikke vedtar å be regjeringen sikre statsarkivene som viktigste regionale aktører.